Responsable Finance, Logistique et Administratif (Soyo – Angola)

SCOPE OF WORK

Dans un contexte de forte croissance, nous recherchons un Responsable Finance, Logistique et Administratif h/f qui sera basé à Soyo (Angola).

Rattaché(e) au Responsable de la base (lien hiérarchique) et au Directeur Administratif et Financier International (lien fonctionnel), il/elle sera chargé(e) :

-du traitement des salaires des employés locaux, de la gestion de la trésorerie, des factures des fournisseurs et du paiement des taxes;
-d’assurer l’organisation et le contrôle de la chaîne d’approvisionnement en ressources humaines et matérielles pour garantir l’efficacité des opérations;
-d’organiser et contrôler le personnel d’intendance des villas et des chantiers/bureaux (gardiens, cuisiniers, femmes de ménage);
-d’assister le Responsable de la base dans ses fonctions en traitant toutes les questions administratives.

Pour l’assister dans ses taches, il/elle pourra compter sur le support d’un assistant angolais.

Missions principales

Le Responsable Finance, Logistique et Administratif aura pour missions principales :
Finance :
• Gérer et contrôler les données financières locales, y compris la budgétisation, les prévisions et l’analyse financière.
• Fournir des analyses et des recommandations financières à l’appui des principaux processus décisionnels.
• Collecter les feuilles de présence des employés angolais auprès des Responsables de départements / des services.
• Fournir tous les documents et informations nécessaires au Directeur Financier à Luanda.
• Gérer la caisse locale.
• Anticiper les besoins en argent liquide et planifier/organiser les retraits.
• Rembourser les Directeurs qui ont avancé de l’argent pour acheter des matériaux/pièces détachées après approbation du Responsable de la base / Directeur de l’entité.
• Rapporter toutes les transactions en espèces sur un registre spécifique.
• Rapporter toutes les actions dans un système informatisé spécifique.
• Assurer la liaison avec les expatriés en ce qui concerne le calcul des dépenses alimentaires ou de l’argent local emprunté qui sera déduit de leur salaire.
• Rapporter au Directeur Financier à Luanda le montant qui doit être déduit du salaire des expatriées.
• Apporter des informations et conseils pour prioriser le paiement de certaines factures.
• Assurer le paiement des cotisations et des impôts.
• Participer à la préparation des états financiers annuels et des rapports fiscaux avec son Responsable et un expert-comptable indépendant.
• S’assurer que les procédures financières/comptables sont respectées.
• Proposer des améliorations pour maximiser la gestion de la trésorerie et l’efficacité des procédures.
• Etre le responsable de l’enregistrement et de la classification des taxes, des factures et des paiements.
• Etre en charge de la sauvegarde et de l’enregistrement des taxes, des factures et des documents relatifs à la paie.
• Archiver les taxes, les factures et les documents relatifs à la paie conformément à la loi angolaise.
• Rapporter régulièrement au Directeur Administratif et Financier International sur la situation financière de l’entité.

Logistique :
• Superviser l’ensemble du processus logistique, y compris l’approvisionnement, le transport, la gestion des stocks et la distribution.
• Développer et maintenir des relations efficaces avec les fournisseurs et les prestataires de services.
• Surveiller et optimiser le processus logistique afin de minimiser les coûts et d’améliorer l’efficacité.
• Collaborer avec des équipes des différents services supports pour assurer la livraison en temps voulu des produits et services.
• Gérer directement la procédure de visa pour des cas particuliers en association avec le Responsable de la base.
• Fournit un retour d’information régulier au responsable de la base sur l’état d’avancement de la procédure de visa.
• Établir et envoyer les manifestes d’embarquement et de débarquement.
• Expédier les équipements en mer.
• Assister les opérations d’expédition.
• Analyse et organise les opérations des navires.
• Assurer la coordination avec les autres compagnies (transitaires).
• Initier les ordres de travail avec les autorités de la base Kwanda.
• Prépares l’accès des camions, des voitures, du matériel et des personnes à la base Kwanda.
• Fournir aux employés et aux visiteurs un accès temporaire et permanent à la base Kwanda.
• Supervises le chargement et le déchargement des équipements sur le yard de la base.
• Informer le Responsable de la Logistique de l’arrivée de chaque importation.
• Contrôler toutes les questions juridiques et établir les documents juridiques.
• Analyser les factures des transitaires.
• En cas de besoin, demander l’assistance du Responsable de la Logistique à Luanda.
• Informer les Responsables opérationnels sur l’avancement des processus.
• Etre en charge du dédouanement de tous les processus d’importation.
• Coordonner le stockage sur la base.
• Organiser les transports nationaux et internationaux.
• Organiser le transport des employés (mise à disposition des chauffeurs et des voitures).
• Réserver les billets d’avion pour les vols intérieurs.
• Organiser le support aux expatriés en ce qui concerne les formalités avec les autorités et les services d’immigration à l’aéroport domestique ou à la base de Kwanda.
• Coordonner les achats locaux.
• Superviser le parc automobile (documents, déplacements, bon état, extincteurs…).
• Suivre avec le Superviseur de la Maintenance le programme d’entretien des véhicules et assurer un suivi strict de leur utilisation.
• Bénéficie d’une délégation de signature pour donner de l’argent aux chauffeurs qui ont besoin de faire le plein de leur voiture de fonction.
• Gérer les réservations d’hôtel.

Intendance :
• Gérer le personnel de l’intendance (gardiens, cuisiniers, femmes de ménage) travaillant dans la villa et sur le yard/bureau de STAPEM Offshore à Soyo.
• Etablir le planning hebdomadaire de son équipe.
• Assurer un contrôle quotidien du travail des employés dont il/elle est responsable en leur rendant visite sur les différents lieux de travail.
• Rapporter auprès de Superviseur de la Maintenance tout problème technique constaté.
• Informer les cuisiniers pour confirmer le nombre d’employés qui participeront aux repas.
• Veiller à l’optimisation des réserves de nourriture pour les repas des expatriés, d’eau potable et de produits d’entretien.
• Effectuer ou surveiller les achats de nourriture afin d’optimiser la réserve de nourriture pour les expatriés et de fournir aux cuisiniers des condiments/assaisonnements ou des ustensiles de cuisine.
• Demander au personnel de l’intendance de lui soumettre régulièrement des demandes d’achat, les contrôler et préparer ensuite les bons de commande pour le mobilier et les produits ménagers du bureau, de la base et de la villa et les envoyer pour approbation au Directeur de la base.

Administration :
• Réception et expédition des lettres et des courriers.
• Responsable du stock de papeterie de bureau.
• Assurer la liaison avec le département des Ressources Humaines pour toute question relative aux Ressources Humaines.
• Initier le processus disciplinaire en signalant tout problème de comportement au sein de son équipe à la Responsable des Ressources Humaines.
• Rend compte régulièrement au Responsable de la Base de toute question administrative.
• Alerter si nécessaire sur les problèmes potentiels auxquels l’entreprise pourrait être confrontée et sur les risques potentiels encourus.
• Etre le point focal et assurer un contact régulier avec les autorités angolaises et les institutions publiques telles que : MIREMPET, MAPTSS, INSS et SME, bureau des impôts pour répondre à toutes leurs obligations.
• Assurer le suivi des visites médicales annuelles du personnel.
• Veiller au développement de bonnes interactions sociales.

SKILLS & BACKGROUND

Work experience

Vous avez une expérience de minimum 10 ans sur ce type de mission

Technical skills

Outre les compétences techniques le poste nécessite rigueur, méthodologie, appétence pour le travail en équipe, niveau d’anglais correct (le portugais est un plus) et une expérience préalable à l’internationale sera fortement apprécié.

Certifications

Degree

De formation supérieure Bac+2/Bac+3 en comptabilité / gestion / logistique ou équivalent

Languages

Français bilingue & Anglais courant, une pratique courante du portugais (lu, écrit, parlé) est un véritable plus